La gestion et le suivi d’une flotte de véhicules sont des procédés stratégiques et complexes qui requièrent une étude et une prise en compte de nombreux paramètres afin de pouvoir être optimisés. Pour une optimisation réussie, il est primordial que l’entreprise puisse définir des choix pertinents en fonction des besoins de leurs collaborateurs.
Les généralités de la gestion de flotte de véhicules d’entreprise
Définition
Une flotte ou un parc de véhicules concerne l’ensemble des moyens de transport mis à disposition des salariés, par l’entreprise, dans le cadre de leur activité professionnelle. Cette flotte se compose de véhicules de fonction, de société, de service et d’utilitaires. Le parc de véhicules d’entreprise peut également comporter des véhicules à deux roues, des trottinettes, des vélos et autres moyens de transport.
Les enjeux de la gestion de flotte de véhicules d’entreprise
La gestion de flotte de véhicules d’entreprise implique plusieurs enjeux importants pour une entreprise :
- l’optimisation de la gestion et du suivi de la flotte de véhicules : la gestion et le suivi de la flotte de véhicules doit être organisée et préparée en prenant en compte la taille de la flotte. De ce fait, il est alors primordial de déterminer une stratégie en amont pour garantir le bon fonctionnement de celle-ci ;
- la réduction des coûts : afin de mieux contrôler et de minimiser les dépenses de l’entreprise, il est nécessaire de prendre en compte chaque besoin des véhicules : carburant, entretien et maintenance, assurance-auto, etc. ;
- l’importance d’être à jour avec la règlementation en vigueur : les entreprises employant une flotte de véhicules sont soumises à de diverses règlementations et décrets. Ces réglementations concernent notamment le plan fiscal (Loi de Finances) et le plan environnemental (Loi LOM, Loi Climat-Résilience, etc.). Il est de ce fait important que ces entreprises restent à jours sur ces points afin de s’assurer qu’elles restent bien en règle.
Les méthodes de gestion de la flotte de véhicules d’entreprise
Dans le but de garantir la gestion et le suivi de flotte de véhicules d’entreprise, deux alternatives sont au choix.
Mettre en place un poste de gestion en interne
Il s’agit ici de créer un poste de gestion de flotte au sein de l’entreprise et de recruter un collaborateur capable d’effectuer cette dite tâche. Cette alternative semble évidente et pourtant, il arrive que des entreprises confient cette tâche à un salarié déjà en charge d’un autre service. Créer un nouveau poste de gestion et le confier à une personne présente de réels atouts pour l’entreprise, notamment pour son optimisation. Celle-ci sera totalement concentrée sur sa tâche et pourra piloter depuis son poste : l’accompagnement des collaborateurs, ainsi que l’optimisation et la réduction des coûts.
Externaliser la gestion de la flotte de véhicules
Cette alternative consiste en l’externalisation de la gestion du parc automobile à un tiers spécialisé. On parle alors de « Fleet Management » et ces tiers sont appelés les « Fleeter ». Etant en charge de la gestion de la flotte, la société tierce peut :
- servir d’intermédiaire entre l’entreprise et les fournisseurs (les bailleurs, les assureurs, etc.) ;
- servir d’interlocuteur privilégié pour les collaborateurs ;
- fournir divers conseils sur le choix des véhicules, des prestataires, etc., en fonction des besoins de l’entreprise ;
- accompagner l’entreprise dans le pilotage des différents processus de gestion de la flotte de véhicules ;
- analyser les dépenses de l’entreprise et proposer des idées d’optimisation des coûts relatifs au parc automobile ;
- apporter une vision globale et fortifiée sur la gestion de la flotte.
